Речевой этикет в деловом общении

Речевой этикет в документе

Деловые документы содержат информацию, необходимую для стабильной работы любого предприятия. Она служит основой для принятия соответствующих управленческих решений. Во многих случаях документы выступают главным аргументом в разрешении спорных ситуаций.

Неотъемлемым средством связи предприятия с прочими фирмами и структурами является такой вид документации, как деловая переписка. Причем в большинстве организаций письма преобладают над остальными документами.

Письмо – это обобщенное название документов с различным содержанием, пересылаемых почтой.

Исходя из своего назначения и содержания, письма разделяются на: гарантийные, инструкционные, информационные, коммерческие, рекламные, рекламационные, письма-извещения, письма-запросы, письма-ответы, письма-приглашения.

Текст письма должен быть корректным, убедительным, последовательным и лаконичным. Как правило, в нем объективно представляются события и факты, а излагаемый вопрос всесторонне освещается, ясно и кратко, но с достаточной полнотой.

Чаще всего текст письма состоит из вводной и основной части. Вводная часть служит для указания причин, побудивших к составлению письма, в ней могут содержаться ссылки на документы, даты, факты. Основная цель письма формулируется во второй его части (отказ, предложение, гарантия, просьба и т. д.).

Однако в зависимости от назначения письма, а также от того, на что его автор желает обратить внимание получателя, допускается использование другого порядка размещения логических частей текста.

Документальным этикетом предусмотрена повторяемость одних и тех же оборотов, характерная для большинства деловых писем. Так, начало письма может иметь следующий вид: «Уважаемый (имя и отчество)», «Господин (фамилия)».

Далее можно написать слова благодарности: «Большое спасибо за Ваше письмо».

В зависимости от темы письма можно использовать следующие обороты: «Напоминаем Вам, что...», «Пожалуйста, сообщите...», «Просьба оплатить в течение... банковских дней...»

Как известно, встречают по одежке. Именно поэтому «одежка» вашего письма, а именно – бумага и конверт, должны быть безукоризненными. В противном случае ваше письмо рискует оказаться непрочитанным в корзине с макулатурой, какая бы ценнейшая информация в нем не содержалась. Это особенно актуально для писем, представляющих компанию, предлагающих продукты, товары, услуги, а также заявления о приеме на работу. Необходимо подобрать соответствующий конверт – плотный, непрозрачный, из белой бумаги, стандартного размера. Адрес на конверте обязательно должен быть виден из прозрачного окошка или напечатан блоком. Здесь не существует никаких строгих правил и ограничений. Если вам необходимо заказать услуги или товары, запросить какую-либо информацию, то и бумагу, и конверт можно выбирать не самые дорогие, но все-таки аккуратные и качественные.

Если в вашей компании для написания писем не используются стандартные бланки, тогда к бумаге также предъявляются самые строгие требования: плотная, белая, формат А4, лист без пятен и дефектов. Это наиболее актуально в тех случаях, когда вы представляете свою компанию, предлагаете сотрудничество или нанимаетесь на работу.

В конце письма выполняйте свою подпись так, чтобы получатель был уверен в наличии у вас приличной авторучки, а также в вашем уверенном воспроизведении собственной подписи. Лучше воспользоваться авторучкой с чернилами.

Необходимо приложить максимум усилий для того, чтобы с первого взгляда ваше письмо произвело на получателя солидное впечатление.